Як нарахувати відпускні без головного болю: головні правила
Знаєте що? Рахувати гроші завжди приємно. Але коли ви робите це для когось, відповідальність часто тисне. Сезон відпочинку чи просто бажання працівника взяти паузу – це завжди виклик для бухгалтерії. Тож ось що стається: працівник пише заяву, керівник підписує, а ви сідаєте за цифри.
Питання про те, як нарахувати відпускні, регулюється одним основним документом. Це Порядок №100. Він старий, у нього часто вносять зміни, але база залишається незмінною. Суть у тому, що працівник має отримати за час відпочинку ті самі гроші, які він заробляє у звичайні дні. Ні більше, ні менше.
Ось як це працює. Вам потрібно знати три базові цифри:
- Перша – це розрахунковий період.
- Друга – сукупний дохід за цей час.
- Третя – кількість днів, на які людина йде відпочивати.
Звучить просто. Але є нюанс у деталях. Треба врахувати премії, виключити лікарняні та пам’ятати про податки. Дозвольте пояснити все крок за кроком, щоб ви могли закрити це питання раз і назавжди.
Кому і як нарахувати відпускні правильно?
Кожен офіційно працевлаштований українець має право на оплачуваний відпочинок. Це 24 календарні дні на рік мінімум. Для деяких професій цей термін більший. Наприклад, вчителі чи шахтарі відпочивають довше. Але базовий принцип розрахунку для всіх однаковий.
Коли виникає питання, як нарахувати відпускні, перше, куди треба дивитися, – це тривалість роботи людини у вашій компанії. Від цього залежить розрахунковий період. Стандартний період – це останні 12 календарних місяців перед місяцем, коли починається відпочинок.
Наприклад, якщо відпустка стартує у серпні 2026 року, ви берете дані з серпня 2025 по липень 2026 включно. Це золоте правило.
Але що робити, якщо людина працює менше року? Тут усе теж логічно. Ви берете всі повні відпрацьовані місяці. Від першого до першого числа. Якщо працівник прийшов 15 березня, розрахунок почнеться з 1 квітня.
Подивіться на це з іншого боку. Що входить у дохід для розрахунку? Це дуже важливо, бо не всі гроші, які людина отримує на картку, беруть участь у формулі.
Ось що обов’язково включаємо до розрахунку:
- Основна заробітна плата за окладом або тарифом.
- Регулярні надбавки та доплати (за стаж, за інтенсивність праці, за нічні зміни).
- Виробничі премії, які мають регулярний характер.
- Індексація заробітної плати.
- Виплати за час попередньої відпустки чи відрядження.
Якщо ми вже говоримо про доходи, варто чітко розмежувати, що рахувати, а що ні. Це найчастіша помилка новачків.
Що враховувати при розрахунку середньої зарплати, а що ні?
| Включається у розрахунок | Не включається у розрахунок |
| Посадовий оклад | Матеріальна допомога (будь-яка) |
| Щомісячні премії | Одноразові виплати (до свята, ювілею) |
| Доплати за суміщення | Компенсація за невикористану відпустку |
| Оплата за надурочні роботи | Вихідна допомога при звільненні |
| Лікарняні (оплата тимчасової непрацездатності) | Добові та витрати на відрядження |
Чесно кажучи, таблиця вище – це ваша шпаргалка. Тримайте її під рукою. Вона рятує від штрафів під час перевірок Держпраці.
Приклад, як нарахувати відпускні на практиці
Теорія – це добре. Але давайте рахувати реальні гроші. Формула насправді елементарна. Вона виглядає так: сумарний заробіток ділимо на кількість днів у періоді і множимо на дні відпочинку.
Розберемо, як нарахувати відпускні, на конкретному прикладі. Уявімо працівника Сергія. Він працює в компанії вже три роки. Його оклад – 25 000 гривень чистими.
Він планує взяти 14 днів відпочинку з 10 липня:
- Крок перший. Визначаємо період. Це з 1 липня минулого року по 30 червня поточного року. Це повні 12 місяців.
- Крок другий. Рахуємо сукупний дохід. Сергій не хворів, не брав відгулів за свій рахунок. Його дохід склав рівно 300 000 гривень за рік (25 000 помножити на 12).
- Крок третій. Рахуємо дні. У звичайний рік ми б рахували 365 днів мінус святкові дні. Але є нюанс. Під час воєнного стану святкові дні скасовані і вважаються звичайними робочими. Тому ми ділимо на 365 (або 366, якщо рік високосний).
Ось що у нас виходить:
300 000 грн / 365 днів = 821,91 грн. Це середньоденна зарплата Сергія.
821,91 грн * 14 днів = 11 506,74 грн. Це сума його відпускних до вирахування податків.
Щоб було ще зрозуміліше, погляньмо на складніший сценарій. Уявімо, що Сергій отримував премії.
Розрахунок доходу з урахуванням премій
| Місяць | Основна зарплата (грн) | Премія (грн) | Загалом до розрахунку (грн) |
| Січень | 25 000 | 5 000 | 30 000 |
| Лютий | 25 000 | 0 | 25 000 |
| Березень | 25 000 | 5 000 | 30 000 |
| Квітень | 25 000 | 0 | 25 000 |
| Травень | 25 000 | 7 000 | 32 000 |
І так далі. Ви просто плюсуєте всі дозволені виплати. Це і є ваш базовий фонд для розрахунку. Якщо Сергій хворів, ви додаєте суму лікарняних до доходу, але календарні дні хвороби з розрахунку не викидаєте. Вони залишаються в числі тих 365 днів.
Ось що важливо запам’ятати щодо днів, які треба відняти від 365:
- Час, коли працівник був у відпустці за власний рахунок.
- Час простою не з вини працівника (якщо він оплачувався частково).
- Період, коли людина не працювала і за нею не зберігався заробіток за законом.
Якщо ви виключите ці дні з розрахунку, середньоденна зарплата працівника вийде трохи вищою. А це справедливо.
Що робити з преміями та сумісниками?
Тут завжди виникає найбільше плутанини. З преміями уряд трохи перемудрував кілька років тому, і ці правила діють досі.
Суть у тому, що річні чи квартальні премії не можна просто так додати до місяця виплати. Їх потрібно “розмазувати” пропорційно відпрацьованим дням на ті місяці, за які вони нараховані.
Це може вам допомогти: якщо премія за перший квартал виплачена у квітні, ви не плюсуєте її всю до квітня. Ви ділите її на кількість робочих днів першого кварталу. А потім множите на відпрацьовані дні у кожному місяці. Це складно рахувати вручну, тому більшість бухгалтерів використовують спеціальні програми.
Щодо сумісників. Вони мають абсолютно ті самі права, що й основні працівники. Їхній відпочинок оплачується за тією ж формулою.
Ось кілька правил для сумісників:
- Тривалість їхнього відпочинку не може бути меншою за 24 дні.
- Вони мають право взяти відпустку одночасно з відпусткою на основній роботі.
- Якщо на роботі за сумісництвом людина не відпрацювала 6 місяців, але на основній роботі йде відпочивати – ви зобов’язані дати їй дні авансом.
Також варто згадати про тих, хто працює на погодинній оплаті. Або якщо у людини був неповний робочий день. Для них математика не змінюється. Ви берете їхній фактичний заробіток і ділите на календарні дні. Їхня середньоденна зарплата буде просто меншою, ніж у тих, хто працює на повну ставку. Це логічно і законно.
Як правильно оформити документи?
Папірці люблять порядок. Щоб виплатити гроші, одного бажання мало. Потрібен чіткий алгоритм дій, який захистить і працівника, і компанію.
Ось покроковий план оформлення:
- Спочатку складається графік. Це робиться на початку року. Усі працівники підписують його.
- За два тижні до старту кадровик письмово повідомляє людину про початок її відпочинку.
- Працівник пише заяву. Хоча, якщо є графік, заява не є строго обов’язковою за законом, але на практиці її просять писати майже завжди. Це просто звичка.
- Керівник видає наказ. У наказі фіксуються дати та кількість днів.
- Бухгалтерія проводить розрахунок і виплачує гроші.
Дуже важливий момент: гроші мають бути на картці працівника за три дні до початку відпочинку. Не пізніше. Якщо ви запізнитеся хоча б на день, це порушення трудового законодавства. За це можуть оштрафувати. Якщо дата виплати випадає на вихідний, платіть раніше, у п’ятницю.
Податкове навантаження нікуди не зникає. Відпускні – це така ж зарплата. Тому з них утримується ПДФО (податок на доходи фізичних осіб) та військовий збір за поточними ставками. Також компанія нараховує зверху ЄСВ (єдиний соціальний внесок). Усе стандартно.
Якщо людина вирішила звільнитися, а дні відпочинку залишилися – ви зобов’язані виплатити компенсацію. Алгоритм такий самий. Рахуєте середню зарплату, множите на залишок днів. Ці гроші виплачуються в останній робочий день разом із зарплатою.
Тонкощі розрахунку в умовах воєнного стану
Дозвольте зупинитися на цьому окремо. Закони трохи змінилися. Деякі права роботодавців розширилися, а права працівників отримали нові рамки.
По-перше, максимальна тривалість щорічного відпочинку, яку роботодавець зобов’язаний надати під час війни, може бути обмежена 24 днями. Якщо у працівника за законом 30 днів (наприклад, він має інвалідність), роботодавець має право дати лише 24. А решту 6 днів – перенести на період після закінчення воєнного стану. Це право роботодавця, а не обов’язок. Він може дати і всі 30 днів одразу, якщо хоче.
По-друге, святкових днів зараз не існує в юридичному полі. Немає 8 березня, немає Дня Конституції, немає Різдва як державних вихідних. Тому при розрахунку ви ділите дохід просто на 365. Нічого не віднімаючи. Це робить математику трохи простішою для бухгалтера. Але сама сума відпускних для працівника стає трохи меншою, ніж у мирний час, бо дільник більший.
І ще одне. Неоплачувані відпустки за свій рахунок зараз можна брати на необмежений термін. Раніше було лише 15 днів на рік. Зараз – скільки завгодно до кінця воєнного стану. Але пам’ятайте: якщо людина сидить за свій рахунок цілий місяць, цей місяць повністю випадає з розрахункового періоду, коли ви будете рахувати їй оплачуваний відпочинок у майбутньому.
FAQ
Як нараховуються відпускні, якщо працівник не відпрацював жодного повного місяця?
Таке буває. Людина влаштувалася 5 числа, а 20-го вже йде відпочивати. У такому разі середньоденна зарплата рахується з посадового окладу. Ви берете оклад, множите на 12 місяців і ділите на 365. Отримана сума множиться на кількість днів.
Чи можна замінити дні відпочинку грошима без звільнення?
Можна, але є чітка умова. Працівник обов’язково має відгуляти мінімум 24 календарні дні. Тільки те, що більше 24 днів, можна забрати грошима. Якщо у людини стандартні 24 дні, взяти гроші замість відпочинку не вийде. Закон забороняє.
Що робити, якщо під час відпустки працівник захворів?
Дні відпочинку продовжуються на кількість днів лікарняного. Або переносяться на інший період. Лікарняний оплачується окремо за своїми правилами. Але для цього працівник має обов’язково повідомити керівництво і надати електронний лікарняний лист.
Як впливає декретна відпустка на стаж для щорічної?
Час перебування у відпустці по вагітності та пологах (126 днів) зараховується до стажу, який дає право на щорічний відпочинок. А от час відпустки по догляду за дитиною до 3 років – ні. Це два різні види соціальних гарантій.
Чи враховувати одноразову допомогу на оздоровлення при розрахунках?
Ні. Будь-які одноразові виплати не входять до бази розрахунку. Це стосується допомоги на оздоровлення, матеріальної допомоги на вирішення соціально-побутових питань, подарунків тощо.
Коли згорають невикористані відпускні дні?
Ніколи. Вони не згорають. Якщо людина не відпочивала три роки, у неї накопичилося 72 дні. Вона має право їх використати або отримати за них компенсацію при звільненні. Роботодавець не може просто їх “анулювати”.
Яка відповідальність за несвоєчасну виплату відпускних грошей?
Серйозна. Це вважається порушенням термінів виплати зарплати. Якщо затримати виплату менше ніж на місяць – штраф у розмірі мінімальної заробітної плати. Плюс адміністративна відповідальність для директора чи головного бухгалтера. Краще не ризикувати і платити за три дні.
Фінальні думки та поради
Ось що сталося з розрахунками в останні роки: вони стали простішими технічно через скасування святкових днів, але складнішими процедурно через зміни в правилах обліку премій. Суть у тому, що уважність – ваш найкращий інструмент.
Завжди перевіряйте розрахунковий період. Не забувайте виключати одноразові виплати. Рахуйте дні за свій рахунок правильно, щоб не занизити середню зарплату людині. І головне – слідкуйте за термінами. Три дні до початку відпочинку – це святе правило, яке рятує від непотрібних проблем із перевіряльниками.
Для працівників порада ще простіша: плануйте свій відпочинок заздалегідь. Чим стабільніша ваша зарплата протягом року, тим прозорішим і зрозумілішим буде фінальний нарахунок. Знання своїх прав і базової математики допомагають уникнути будь-яких непорозумінь з бухгалтерією. Тож рахуйте свої гроші, відпочивайте на повну і повертайтеся до роботи з новими силами.
